Як перевірити, чи оцифрована трудова книжка

Перевірка статусу оцифрування потрібна, щоб своєчасно бачити зарахований страховий стаж і впевнитися, що записи коректно перенесені до Реєстру застрахованих осіб. Це напряму впливає на призначення пенсії, підтвердження досвіду роботи й швидкі кадрові процедури без паперових довідок. Зробити перевірку можна онлайн на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України — у кабінеті працівника або роботодавця доступні розділи для перегляду відцифрованих даних і моніторингу стану опрацювання сканованих документів.

Де перевірити статус оцифрування на порталі ПФУ

На порталі передбачено два офіційні шляхи перевірки. Працівники користуються кабінетом застрахованої особи, а роботодавці — кабінетом страхувальника. У першому випадку статуси ваших заяв і поданих сканів відображаються в розділі «Мої звернення», а результати перенесення записів — у модулі електронної книжки. У другому — в меню страхувальника є розділи «Відомості про трудові відносини» та «Звернення», де видно подані пакети, їхній стан і коментарі фахівців.

• Кабінет застрахованої особи. Перевіряйте, чи завершено обробку ваших сканів у «Мої звернення», і чи з’явилися перенесені записи у вкладці відцифрованої книжки.
• Кабінет страхувальника. Контролюйте статуси поданих по працівниках документів у «Звернення» та переглядайте передані копії й оновлені відомості у «Відомості про трудові відносини».

Способи авторизації у кабінеті

Увійти до будь-якого з кабінетів можна кількома взаємозамінними способами. Вони дають доступ до тих самих сервісів, зокрема до електронної трудової книжки і до розділу звернень.

• КЕП. Кваліфікований електронний підпис від акредитованих надавачів, у тому числі банків, наприклад ПриватБанк або Ощадбанк.
• Логін і пароль. Після реєстрації на порталі за заявою або з використанням КЕП створюються облікові дані для подальших входів.
• BankID/MobileID через ID.GOV.UA. Ідентифікація за даними банку або SIM‑картки з підписом.
• Дія.Підпис. Підтвердження входу з мобільного застосунку Дія.

Який би спосіб ви не обрали, після авторизації працюватимуть однакові модулі: «Електронна трудова книжка», «Мої звернення» для працівника та «Відомості про трудові відносини», «Звернення» для роботодавця.

Перевірка у кабінеті застрахованої особи

Після входу відкрийте розділ «Електронна трудова книжка» і перейдіть на вкладку «Відцифрована ЕТК». Тут відображаються вже перенесені до реєстру відомості з паперової книжки та інших підтвердних документів. Якщо записи з’явилися та коректні, це означає, що оцифрування за цими сторінками завершене.

Щоб відстежити саме етапи обробки поданої заяви і сканкопій, перейдіть у «Мої звернення». Там видно дату подання, поточний статус, позначки про виконання або скасування та службові повідомлення з причинами. Сукупно «Відцифрована ЕТК» показує результат, а «Мої звернення» — хід обробки.

Перевірка у кабінеті страхувальника

Увійшовши як страхувальник, відкрийте розділ «Відомості про трудові відносини». Тут доступні передані копії документів по працівниках і статуси їх опрацювання. Для контролю всіх надісланих пакетів і сформованих запитів використовуйте розділ «Звернення» — у ньому з’являються службові відмітки та коментарі.

Перегляд можливий по конкретній особі або по всьому переліку — скористайтеся пошуком за ПІБ чи РНОКПП. Статус «Виконано» означає, що дані працівника внесено до реєстру, а за наявності зауважень з’являється «Скасовано виконання» з поясненням у полі повідомлення.

• Відомості про трудові відносини. Оперативний перегляд внесених даних і відправлених пакетів по працівниках зі станами опрацювання.
• Звернення. Журнал усіх запитів і повідомлень з можливістю відкрити результат та коментар фахівця.

Статуси опрацювання та їх значення

Логіка проста: доки звернення в роботі, система показує проміжні стани; після перевірки сканів фахівець або актуалізує записи в реєстрі, або скасовує виконання із зазначенням причини. Ключові формулювання виглядають так.

• Виконано. Сканкопії опрацьовані, дані актуалізовано.
• Скасовано виконання. Звернення з помилками, не опрацьоване, причина зазначена в полі «Повідомлення».
• Інші статуси. Звернення ще опрацьовуються фахівцями ПФУ.

Вимоги до сканкопій, що впливають на результат

Якість і технічні параметри файлів визначають, чи зможе ПФУ коректно зчитати записи та внести їх до реєстру. Дотримуйтеся таких вимог.

• Кольоровий режим сканування, без тіней і засвітів, з повною читабельністю реквізитів.
• Усі заповнені сторінки у хронологічному порядку, зокрема титульна, записи про прийняття, переведення, звільнення.
• Рекомендована роздільна здатність 300 dpi.
• Формати файлів .jpg або .pdf.
• Розмір кожного файлу — до 1 МБ.

Невідповідність хоча б одному з пунктів часто завершується статусом «Скасовано виконання», а конкретну підставу ви побачите в полі «Повідомлення» у своєму зверненні.

Доступ роботодавця до ЕТК і витяг

Працівник може надати новому роботодавцю доступ до своєї книги через пункт «Доступ до ЕТК» у власному кабінеті: додайте код ЄДРПОУ та назву страхувальника, вкажіть або підтвердіть актуальний статус згоди. Після цього роботодавець зможе легально запросити електронні документи.

Альтернатива — роботодавець формує у своєму кабінеті «Запит на отримання електронних документів» з типом «Витяг з ЕТК» і відстежує його в розділі «Звернення». Отриманий pdf‑витяг можна зберегти чи роздрукувати та використати як підтвердження факту оцифрування і змісту записів.

Дані з 2004 року і періоди до 2004-го

Повнота даних у ЕТК забезпечується автоматично з 01.01.2004 — від цієї дати страховий стаж обчислюється за відомостями Реєстру застрахованих осіб відповідно до Закону №1058‑IV. Записи до 2004 року враховуються, але їх потрібно підтвердити сканованими документами та подати через портал.

Для підтвердження довоєнних і дорадних періодів готуйте цифрові копії документів, що прямо підтверджують роботу чи прирівняні періоди.

• Паперова трудова книжка. Усі записи і печатки повинні бути наявні та читабельні.
• Документи про очне навчання. Диплом, свідоцтво, атестат.
• Військовий квиток або довідки. Для підтвердження проходження служби.
• Архівні довідки. Виписки з наказів, особові рахунки та відомості на видачу заробітної плати.

Як упевнитися, що «цифра» вже працює на вас

Ознака завершення — статус звернення «Виконано» і наявність записів у вкладці «Відцифрована ЕТК». Для особистих потреб достатньо перевірки у своєму кабінеті, а для працевлаштування чи звітності роботодавцю корисно сформувати або надати «Витяг з ЕТК». Критично дотримайтесь техвимог до сканів і перевіряйте статуси саме у відповідних розділах — тоді результат буде прогнозованим.